Ab Juli 2026 hebt Microsoft die Preise für die meisten 365-Pakete an, manche um über 40 %. Was sich ändert, welche Lizenzen verschont bleiben und wo ihr realistisch ansetzen könnt.
Zum 1. Juli zieht Microsoft die Preise für fast alle kommerziellen 365-Lizenzen an – je nach Paket von gut 5 bis über 40 %. Klingt nach so einer Meldung, die man einmal überfliegt und wegklickt. Bei 20 oder 50 Mitarbeitenden summiert sich das übers Jahr aber zu einem Betrag, den man nicht einfach laufen lassen sollte.
Angekündigt war es schon im Dezember 2025, begründet mit mehr Funktionsumfang und Investitionen in KI und Sicherheit. Die letzte Anpassung ist vier Jahre her, aus dem Nichts kam das also nicht. Ob die Höhe gerechtfertigt ist, steht auf einem anderen Blatt.
Am härtesten trifft es die Frontline-Pakete, also Lizenzen für Mitarbeitende ohne festen Büroarbeitsplatz (Produktion, Lager, Außendienst). Im Business-Segment, das die meisten KMU betrifft, bleibt es moderater, im Enterprise-Bereich einstellig. Die Listenpreise pro Nutzer und Monat (in US-Dollar):
Die Euro-Beträge weichen ab, die Prozentsätze sind vergleichbar. Verschont bleiben Business Premium (22 $) und Office 365 E1 (10 $), ebenso Teams-Standalone und Copilot. Wer viele Frontline-Lizenzen im Einsatz hat, sollte den Aufschlag früh einplanen.
Damit wird die Premium-Lizenz interessant: Der Abstand zu Business Standard schrumpft von 9,50 auf 8 $. Wer neben Standard ohnehin Intune extra zahlt, liegt kombiniert fast bei Premium und das bringt Intune, Entra ID P1 und erweiterten Ransomware-Schutz schon mit. Das einmal durchzurechnen lohnt sich.
Microsoft verweist auf über 1.000 neue Features der letzten Jahre. Das sichtbarste: Copilot Chat steckt künftig ohne Aufpreis in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Loop. Das ist die abgespeckte Variante mit Websuche und Dokumentenzugriff, nicht der volle Microsoft 365 Copilot, der weiterhin 30 $ kostet. Für Betriebe ganz ohne KI-Assistenten ein bequemer Einstieg, dessen Grenzen man aber schnell spürt.
Dazu kommen 50 GB mehr E-Mail-Speicher und Klickzeit-URL-Schutz für Basic und Standard, Defender for Office 365 Plan 1 serienmäßig in E3 und ein paar Intune-Funktionen, die vorher extra kosteten. Ob das den Aufschlag wert ist, hängt allein daran, was ihr davon nutzt: Zahlt ihr Defender oder Copilot bisher separat, fahrt ihr mit dem Bündel günstiger. Für alle anderen ist es Aufpreis für Funktionen, die im Alltag kaum vorkommen.
Aufhalten lässt sich die Erhöhung nicht. Einen Teil abfangen schon – wenn ihr eure Lizenzen kennt.
Theoretisch lässt sich der Stichtag noch nutzen: Wer einen Bestandsvertrag vor dem 1. Juli verlängert, sichert die alten Preise für einen weiteren Abrechnungszeitraum. Bis dahin sind es allerdings keine zwei Wochen mehr – für eine durchdachte Umstellung reicht das selten. Läuft euer Jahresabo ohnehin demnächst aus, kann eine vorzeitige Verlängerung das alte Niveau aber nochmal mitnehmen, bei 20 Standard-Lizenzen immerhin rund 360 € im Jahr.
Mehr bringt ohnehin die eigene Lizenzlandschaft. In fast jedem Betrieb liegt etwas brach: Accounts ehemaliger Mitarbeitender, die nie deaktiviert wurden, Leute auf Business Standard, die nur Outlook und Teams öffnen, oder Abteilungen, die mal für ein Projekt hochgestuft und nie wieder zurückgesetzt wurden. Das Admin Center zeigt im Bereich „Aktive Benutzer“ die letzte Anmeldung; was drei Monate still liegt, ist meist ein sicherer Streichkandidat. Welcher Plan zu wem passt, klärt eine Bestandsaufnahme an einem halben Tag.
Die Erhöhung ganz ausgleichen wird das für die wenigsten, aber jeder ungenutzte Account ist Geld, das ohne Gegenwert abfließt. Was ihr hier spart, steckt ihr sinnvoller in einen Microsoft 365-Backup, der bei vielen ohnehin überfällig ist. Lizenzen wachsen schließlich mit dem Betrieb mit, schrumpfen aber selten von allein – daran erinnert euch keine Softwarefirma.
Unterm Strich macht die Erhöhung vor allem sichtbar, wie wenig die meisten Betriebe über ihre tatsächliche Lizenznutzung wissen. Genau das gehört in eine laufende IT-Betreuung – ein kurzes Gespräch reicht für die Einschätzung, ob ihr zu viel zahlt, ob sich eine vorzeitige Verlängerung lohnt oder ob ein Paketwechsel mehr bringt als jede Preisoptimierung.
