E-Mail-Archivierung: jede Mail auffindbar.Auch die von vor sechs Jahren.
Ihr wollt eure Mails jahrelang aufbewahren, ohne selbst ein Archiv zu pflegen. Wir richten es GoBD-tauglich ein und betreuen es. Jede Mail landet darin unveränderbar.
Warum archivieren
Die Aufbewahrungspflicht endet nicht am Papierkorb.
Mails mit Handelsbriefen oder Buchungsbelegen müsst ihr sechs bzw. acht Jahre aufbewahren – unveränderbar und nachvollziehbar. In der Praxis merkt das niemand, bis die Betriebsprüfung nach einem alten Vorgang fragt oder jemand versehentlich ein Postfach leert. Mit Archiv liegt die Mail dann noch da.
GoBD-tauglich und DSGVO-konform
Das Archiv speichert jede Mail unveränderbar und protokolliert jede Aktion, die Aufbewahrungsfristen legen wir mit euch fest. Ob das für euren Betrieb rechtlich reicht, bewertet ihr gemeinsam mit eurer Steuerberatung.
Läuft im Hintergrund
Die Archivierung passiert serverseitig, ohne Software auf den Rechnern. Unterstützt werden nahezu alle Provider – Microsoft 365, Google Workspace, Exchange und klassische IMAP-Konten.
Finden statt wühlen
Die Volltextsuche findet Inhalte und Anhänge in Sekunden, auch bei Millionen Nachrichten. Gelöschte Mails holt ihr selbst zurück ins Postfach.
Betreut von uns
Einrichtung, Monitoring, Updates und Support liegen bei uns. Support per E-Mail, auf Wunsch telefonisch.
Funktionen
Voller Umfang, kein Aufpreis-Modul.
Die Tarife unterscheiden sich nur in der Laufzeit.
Automatische Sicherung in Echtzeit, inklusive Anhänge
Individuelle Aufbewahrungsfristen nach Absprache, später anpassbar ohne Unterbrechung
Gelöschte Mails selbst wiederherstellen, im Webportal oder in Outlook
Volltextsuche über Inhalte und Anhänge
Eigene Server in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland, auf verschlüsselten Datenträgern, ohne Drittstaatentransfer
Revisionssichere Protokolle über jede Aktion
Tarife
Pro Archiv, monatlich oder jährlich.
Beide Tarife enthalten 50 GB Speicher pro Archiv. Dazu kommt eine einmalige Einrichtungspauschale. Ihre Höhe richtet sich nach dem Umfang, etwa nach Server und Zahl der Postfächer.
Monatstarif
Für den Einstieg oder wenn sich die Zahl der Postfächer bei euch noch bewegt.
*Preise in Euro zzgl. der jeweils gültigen Umsatzsteuer und einer einmaligen Einrichtungspauschale. Die Berechnung erfolgt im Voraus für die gesamte Laufzeit. Unsere Angebote richten sich ausschließlich an Firmen, Gewerbetreibende, Freiberufler und Vereine – nicht an Verbraucher im Sinne von § 13 BGB.
Kostenloses Kennenlernen
Die Mail von vor sechs Jahren? Liegt im Archiv.
Sagt uns, welche Postfächer ihr habt und wie lange ihr aufbewahren müsst. Wir richten das Archiv ein und dokumentieren die Einstellungen, damit ihr sie im Ernstfall vorlegen könnt.
Unternehmen, die ihre IT nicht mehr erklären müssen.
Für phasedrei waren wir nicht zu klein
Für unsere kleine Praxis mit 4 Mitarbeiter:innen benötigten wir jemanden für die Einrichtung eines Remote-Desktop-Netzwerks. phasedrei war der einzige IT-Anbieter hier in der Gegend, der sich überhaupt auf ein solch kleines Netzwerk ohne kostspielige Serverhardware eingelassen hat. Die Einrichtung lief unproblematisch. Das Netzwerk läuft tadellos und wir freuen uns auf die Zusammenarbeit!
Benjamin H. Psychotherapeut
Zuverlässiger Support über Jahre – verständlich auch ohne IT-Wissen
Wir arbeiten seit über drei Jahren mit phasedrei zusammen und sind sehr zufrieden. Zuverlässiger Support, schnelle Reaktionszeiten und verständliche Kommunikation – auch für Nicht-ITler. Lösungen sind immer praxisnah, sicher und durchdacht. Für uns ein absolut verlässlicher IT-Partner, den wir uneingeschränkt weiterempfehlen.
Ilka F. Masseurin
Vom Backup-Webinar zur laufenden Betreuung
Ich habe phasedrei durch ein Webinar über Datensicherung kennengelernt und hatte damals keine Ahnung, wie wichtig das Thema ist - gerade für Freiberufler! Seitdem werde ich von phasedrei betreut - zuverlässig, kompetent und flexibel - vielen Dank dafür!
Antonella M.
Unsere Plattform-Server laufen seit Jahren bei phasedrei
Mit phasedrei verbindet uns eine langjährige und äußerst zuverlässige Partnerschaft im Bereich unserer IT-Infrastruktur. Insbesondere unsere Plattform-Server werden seit Jahren professionell und performancestark von phasedrei gehostet. Die kompetente Beratung in allen IT-Belangen ist für uns von großem Wert.
Im Laufe der Zeit hat sich unsere Zusammenarbeit intensiviert, sodass wir nun in zahlreichen Projekten eng kooperieren und gemeinsam Kunden auf ihrem Erfolgsweg begleiten. Die solide IT-Basis, die phasedrei bietet, ist dabei ein wesentlicher Faktor.
Wir sind mit dem Service und der Expertise von phasedrei sehr zufrieden und können das Unternehmen uneingeschränkt empfehlen.
Cédric Jack Jankowski ATRIUM8 GbR
Erfahrungen mit phasedrei
Nicht von uns.Von euch.
Kund:innen, die ihre IT nicht mehr erklären müssen.
Für phasedrei waren wir nicht zu klein
Für unsere kleine Praxis mit 4 Mitarbeiter:innen benötigten wir jemanden für die Einrichtung eines Remote-Desktop-Netzwerks. phasedrei war der einzige IT-Anbieter hier in der Gegend, der sich überhaupt auf ein solch kleines Netzwerk ohne kostspielige Serverhardware eingelassen hat. Die Einrichtung lief unproblematisch. Das Netzwerk läuft tadellos und wir freuen uns auf die Zusammenarbeit!
Benjamin H. Psychotherapeut
Zuverlässiger Support über Jahre – verständlich auch ohne IT-Wissen
Wir arbeiten seit über drei Jahren mit phasedrei zusammen und sind sehr zufrieden. Zuverlässiger Support, schnelle Reaktionszeiten und verständliche Kommunikation – auch für Nicht-ITler. Lösungen sind immer praxisnah, sicher und durchdacht. Für uns ein absolut verlässlicher IT-Partner, den wir uneingeschränkt weiterempfehlen.
Ilka F. Masseurin
Vom Backup-Webinar zur laufenden Betreuung
Ich habe phasedrei durch ein Webinar über Datensicherung kennengelernt und hatte damals keine Ahnung, wie wichtig das Thema ist - gerade für Freiberufler! Seitdem werde ich von phasedrei betreut - zuverlässig, kompetent und flexibel - vielen Dank dafür!
Antonella M.
Unsere Plattform-Server laufen seit Jahren bei phasedrei
Mit phasedrei verbindet uns eine langjährige und äußerst zuverlässige Partnerschaft im Bereich unserer IT-Infrastruktur. Insbesondere unsere Plattform-Server werden seit Jahren professionell und performancestark von phasedrei gehostet. Die kompetente Beratung in allen IT-Belangen ist für uns von großem Wert.
Im Laufe der Zeit hat sich unsere Zusammenarbeit intensiviert, sodass wir nun in zahlreichen Projekten eng kooperieren und gemeinsam Kunden auf ihrem Erfolgsweg begleiten. Die solide IT-Basis, die phasedrei bietet, ist dabei ein wesentlicher Faktor.
Wir sind mit dem Service und der Expertise von phasedrei sehr zufrieden und können das Unternehmen uneingeschränkt empfehlen.
Cédric Jack Jankowski ATRIUM8 GbR
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Nicht von uns.Von euch.
Kund:innen, die ihre IT nicht mehr erklären müssen.
Für phasedrei waren wir nicht zu klein
Für unsere kleine Praxis mit 4 Mitarbeiter:innen benötigten wir jemanden für die Einrichtung eines Remote-Desktop-Netzwerks. phasedrei war der einzige IT-Anbieter hier in der Gegend, der sich überhaupt auf ein solch kleines Netzwerk ohne kostspielige Serverhardware eingelassen hat. Die Einrichtung lief unproblematisch. Das Netzwerk läuft tadellos und wir freuen uns auf die Zusammenarbeit!
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Zuverlässiger Support über Jahre – verständlich auch ohne IT-Wissen
Wir arbeiten seit über drei Jahren mit phasedrei zusammen und sind sehr zufrieden. Zuverlässiger Support, schnelle Reaktionszeiten und verständliche Kommunikation – auch für Nicht-ITler. Lösungen sind immer praxisnah, sicher und durchdacht. Für uns ein absolut verlässlicher IT-Partner, den wir uneingeschränkt weiterempfehlen.
Ilka F. Masseurin
Vom Backup-Webinar zur laufenden Betreuung
Ich habe phasedrei durch ein Webinar über Datensicherung kennengelernt und hatte damals keine Ahnung, wie wichtig das Thema ist - gerade für Freiberufler! Seitdem werde ich von phasedrei betreut - zuverlässig, kompetent und flexibel - vielen Dank dafür!
Antonella M.
Unsere Plattform-Server laufen seit Jahren bei phasedrei
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Im Laufe der Zeit hat sich unsere Zusammenarbeit intensiviert, sodass wir nun in zahlreichen Projekten eng kooperieren und gemeinsam Kunden auf ihrem Erfolgsweg begleiten. Die solide IT-Basis, die phasedrei bietet, ist dabei ein wesentlicher Faktor.
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Cédric Jack Jankowski ATRIUM8 GbR
Häufige Fragenzur E-Mail-Archivierung
Technisch ja. Das System speichert unveränderbar, protokolliert jeden Zugriff und hält die von euch gesetzten Aufbewahrungsfristen ein
Fast alle: von Microsoft 365 und Google Workspace über Exchange-Server bis hin zu IMAP-Postfächern kleiner Provider. Wichtig ist nur, dass wir Server-Zugriff erhalten – den Rest übernehmen wir.
In der Regel innerhalb von Minuten. Über das Webportal oder das Outlook-Add-in wählt ihr die gewünschte Mail und klickt auf „Wiederherstellen“. Sofort liegt sie wieder im Posteingang oder Wunschordner.
Jedes Archiv enthält 50 GB kumulierten Speicher für alle Postfächer. Wird dieser Rahmen dauerhaft überschritten, bucht ihr einfach eine weitere Archiv-Lizenz hinzu. So bleibt das Preismodell klar und transparent.
Nein. Das Archiv läuft serverseitig und ist per Browser erreichbar. Für Outlook gibt es ein optionales Add-in, das den Zugriff erleichtert – eine Installation ist aber nicht zwingend erforderlich.
Unser kostenfreier E-Mail-Support antwortet werktags in der Regel noch am selben Tag. Für dringende Fälle oder individuelle Anpassungen könnt ihr jederzeit einen Beratungstermin buchen.
Euer IT-Partner in der Metropolregion Rhein-Neckar. Zuverlässig und partnerschaftlich – auf Augenhöhe eben.